Produits - Le truc Exagon
Données bancaires de l’employé
Les données bancaires, utilisées lors des transferts manuels de fonds, peuvent maintenant être conservées dans le dossier de l’employé. Il est ainsi plus facile de gérer le remboursement des comptes de dépenses, pour ne donner qu’un exemple.
SOFE général
Compteur d'enregistrements
Saviez-vous qu'une fonction intégrée dans SOFE vous permet de retrouver rapidement le nombre d'enregistrements que contient une fenêtre de sélection? Il suffit de presser la touche F12 alors que la fenêtre de sélection vide est affichée et le résultat sera présenté dans la barre d'état.
FRM-40102: Solution à un problème commun à l’importation
Vous procédez à l’importation de données dans SOFE et le message d’erreur Vous devez saisir ou supprimer un enregistrement au préalable s’affiche? La cause en est probablement un code de formatage. Consultez le document joint pour apprendre une technique qui pourrait corriger cette situation.
Ajout d’une unité de traitement dans votre environnement SOFE
En raison de la personnalisation de l’environnement SOFE de chaque client, il arrive qu’un nouvel écran ou un nouveau rapport développé et livré dans votre environnement de production ne puisse être utilisé. C’est qu’il n’apparaît pas dans vos menus clients. Ce document propose la procédure à suivre pour ajouter les nouveaux écrans et rapports dans vos menus spécifiques pour les rendre disponibles à vos utilisateurs.
Utilisation du clavier dans SOFE
Les utilisateurs chevronnés savent que l'efficacité en saisie passe par l'utilisation du clavier. SOFE met à leur disposition une série de raccourcis-claviers et de touches configurées pour accéder aux fonctions les plus utilisées, directement ou par les menus. Rappelons que les raccourcis sont utilisés en pressant simultanément les deux clés.
Le document d'appoint présente aussi les caractères de substitution et les commandes de la fonction de recherche avancée qui permettront de raffiner les résultats obtenus et de localiser plus rapidement les informations désirées.
SOFE Finance
Affichage de l'imputation de dépense d'un produit
Saviez-vous que vous pouvez voir l'imputation de dépense associée à un produit directement dans la fenêtre de liste Consultation des produits (IN0012)? Vous n'avez donc plus à ouvrir chaque produit et cliquer sur le bouton Imputation pour savoir comment la dépense d'acquisition du produit est ventilée. L'information est également disponible dans le transfert vers Excel pour vous donner un contrôle accru sur vos dépenses. La fenêtre Consultation des produits (IN0012) est accessible par Inventaire, Fonction inventaire et Produit dans le menu standard SOFE.
Exportation d’adresses des fournisseurs
SOFE intègre une puissante fonctionnalité d'exportation de données vers Excel pour créer des bases de données que vous utiliserez dans vos opérations de fusion et publipostage. Avec la commande Exportation d'adresses, vous exportez votre carnet d'adresses facilement et rapidement. Consultez la procédure à suivre dans le document joint.
Ajustement aux transactions financières avec la commande Correction
La commande Correction, intégrée dans les fenêtres de transaction de la solution SOFE Finance, transpose les informations cruciales d’une transaction à modifier. Il ne vous reste qu’à apporter les ajustements requis et sauvegarder. Automatiquement, SOFE renversera la transaction originale et inscrira la transaction amendée.
Au sujet de la tolérance
Ce document présente le concept de tolérance sur les montants d’un contrat. Il comprend des exemples pour vous aider à saisir les nuances de cette notion qui peut alléger substantiellement le travail d’un gestionnaire.
Utilisation de la fonctionnalité Confirmation financière
La confirmation financière est une procédure de validation du traitement d’un document financier, de sa création à son officialisation. Elle permet donc à une organisation de s’assurer que les règles en vigueur ont été suivies et d’améliorer les processus.
La confirmation financière est disponible à la toute dernière étape du cycle d’événement et n’affecte pas le statut du document. Une telle fonctionnalité pourrait vous permettre de détecter des problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.
Modification en lot des approbateurs
L’utilitaire modifie l’information concernant les approbateurs et les équivalents d’approbateurs qui sont reliés à un requérant. Il est ainsi possible de remplacer, ajouter, retirer ou copier les approbateurs et les équivalents ou d’effectuer des opérations sur les regroupements de documents sur lesquels ils peuvent intervenir.
L’utilitaire modifie aussi toutes les bases de données et documents qui sont affectés par le changement spécifié en une seule opération. Tous les dossiers pertinents sont actualisés.
Fin d’année pour les contrats
La procédure de fin d’année comprend une fonctionnalité de transfert automatique des contrats et du solde résiduel. Vous trouverez toutes les informations nécessaires pour profiter de cette commande dans cette astuce.
SOFE GRH-Paie
Exportation d’adresses des employés
SOFE intègre une puissante fonctionnalité d'exportation de données vers Excel pour créer des bases de données que vous utiliserez dans vos opérations de fusion et publipostage. Avec la commande Exportation d'adresses, vous exportez votre carnet d'adresses facilement et rapidement. Consultez la procédure à suivre dans le document joint.
Commande de duplication des enregistrements
Il arrive fréquemment que vous soyez appelé à créer un document d’affaires qui reprend plusieurs éléments d’une transaction existante. Saviez-vous qu’il existait une commande de duplication dans SOFE?
Il suffit d’ouvrir l’élément à recopier, cliquer sur Insérer un enregistrement et de faire la combinaison Maj-F6. Ensuite, il reste à apporter les ajustements requis au nouveau document. Notez que les éléments reliés à un cycle transactionnel ne peuvent être copiés par cette commande.
Correction de la classification d'un employé
Le dossier de chaque employé doit comprendre une classification active. La correction de cette classification exige donc de suivre une procédure particulière.
Il faut créer la classification de remplacement, inactiver la classification existante et officialiser la nouvelle classification. La procédure est décrite dans le document joint.
Accès aux pièces en approbation
Les fonctionnalités supérieures de sécurisation des environnements dans SOFE permettent de profiter de la délégation des responsabilités pour améliorer la productivité de l’organisation. Mais à l’occasion, elles provoquent des situations particulières où un intervenant doit approuver une pièce, mais ne possède pas les privilèges de sécurité requis pour visualiser cette pièce .
La fonctionnalité Accès au document permet à un approbateur autorisé de consulter une pièce à approuver affichée dans son tableau de bord, sans devoir modifier les paramètres de sécurité en vigueur.
Production des formulaires de fin d’année modifiés
La production d’un formulaire de fin d’année modifié est une opération simple dans SOFE, comme vous pouvez le constater dans cette capsule. Il suffit d’afficher le formulaire employé, de cliquer sur Modifier, d’apporter les modifications requises, de le réimprimer et de le transmettre à l’agence de revenu concernée.
Changement de classification
Lorsqu’une même classification est utilisée dans plus d’une affectation à l’intérieur d’un même lien d’emploi, le fait de la modifier aura un impact sur toutes les affectations qui utilisent cette classification.
Pour ne pas alourdir la charge de travail des employés chargés de la gestion de ces données, il est possible de copier les paramètres de la classification existante dans la nouvelle classification pour y apporter les changements voulus par la suite. En effet, tant que la classification est à l’état initial, il est possible de la modifier.
Utilisation de la consultation des soldes de banques
Passer chaque banque de temps en revue une à une prend de votre temps que vous pourriez mieux utiliser. C’est pourquoi nous vous proposons la commande de consultation des soldes de banque, disponible depuis le menu Traitement de la rémunération.
Tout ce que vous avez à faire est configurer un regroupement de banques à visualiser côte à côte et de produire le rapport. Pour plus de flexibilité, le résultat est facilement exportable vers Excel.
Personnalisation des titres de rapport de contrôle de paie
Une fonctionnalité de modification des titres de rapport de contrôle de paie est intégrée à SOFE et elle est très simple à utiliser. Cette commande est accessible par le menu Module commun et permet tout simplement d’associer un titre au rapport de chaque contrôle de paie.
Paiements inter-années
Vous venez tout juste de fermer la dernière paie de l’année et vous réalisez que la paie d’un employé n’a pas été traitée. Vous avez fait une avance à un employé et vous pouvez maintenant renverser l’écriture et inscrire la paie. Vous constatez avoir affecté le mauvais compte pour une paie émise l’an passé. Rassurez-vous, SOFE possède une fonctionnalité qui permet de régulariser la situation et d’émettre un paiement au besoin.
Dossier en modification
Ce document présente les conditions pour qu’un dossier soit automatiquement mis en modification, ainsi que la méthode à utiliser pour forcer le dossier en modification lorsque ce n’est pas le cas.
Il contient aussi des procédures à suivre pour exécuter d’autres opérations en lien avec le traitement des dossiers en modification.
Bloquer une période de paie
Vous avez complété la saisie des feuilles de paie, avez produit vos rapports de validation et vous préparez à fermer la période de paie, juste pour recevoir le message que des feuilles de paie non traitées sont présentes. Quelqu’un a saisi une feuille de paie pendant que vous validiez vos données. Et vous devez recommencer.
Savez-vous que vous pouvez interdire la saisie dans une période en la bloquant, tout simplement? La période n’est alors pas fermée, pour vous permettre d’ajuster les données au besoin, mais toute nouvelle feuille de paie s’inscrit dans la prochaine période de paie.